Ảnh: Tổ số hóa hồ sơ đảng viên xã thực hiện scan, kiểm tra và cập nhật hồ sơ lên hệ thống.
Đẩy nhanh từ khâu rà soát
Đảng bộ xã Thuận An hiện có 30 tổ chức cơ sở đảng với 1.135 đảng viên. Qua rà soát, có 1.050 hồ sơ thuộc diện thực hiện số hóa, được phân thành các nhóm ưu tiên theo lộ trình. Để bảo đảm tiến độ, Ban Thường vụ Đảng ủy xã đã ban hành Kế hoạch số 118-KH/ĐU ngày 29/7/2026 và Quyết định số 317-QĐ/ĐU ngày 31/7/2026 thành lập Tổ số hóa, tạo lập hồ sơ dữ liệu đảng viên. 19 cán bộ, đảng viên được huy động tham gia Tổ số hóa; cùng với đó là máy tính, máy quét, scanner và thiết bị bảo mật được bố trí phục vụ nhiệm vụ. Theo quy trình, hồ sơ giấy được rà soát, kiểm kê, phân loại, chỉnh lý trước khi số hóa. Sau khi scan, từng hồ sơ tiếp tục được kiểm tra chất lượng, ký số xác nhận và cập nhật lên hệ thống. Cách làm này giúp hạn chế sai sót ngay từ khâu đầu, tránh phải bổ sung, xử lý nhiều lần; đồng thời tạo lập dữ liệu có tính chính xác, thống nhất, phục vụ hiệu quả công tác quản lý.
Rõ người, rõ việc, rõ tiến độ
Thuận An xác định số hóa hồ sơ là nhiệm vụ cần triển khai khẩn trương, nhưng phải bảo đảm chất lượng. Vì vậy, địa phương thực hiện phân công theo hướng rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian hoàn thành. Các cấp ủy, chi bộ chịu trách nhiệm rà soát, chuẩn bị hồ sơ; Tổ số hóa trực tiếp thực hiện số hóa; Ban Xây dựng Đảng kiểm tra, đôn đốc, ký số và cập nhật dữ liệu lên hệ thống. Đến 17 giờ ngày 7/8/2026, Thuận An đã hoàn thành chỉnh lý, scan và cập nhật 75/75 hồ sơ thuộc nhóm ưu tiên 1 và 2, đạt 100% kế hoạch, vượt tiến độ 3 ngày. Địa phương đồng thời hoàn thành chỉnh lý 800 hồ sơ, số hóa 250 bộ thuộc nhóm ưu tiên tiếp theo, tạo cơ sở để tiếp tục thực hiện các bước số hóa. Theo kế hoạch, toàn bộ 1.050 hồ sơ thuộc diện số hóa sẽ được hoàn thành trước ngày 30/9/2026. Việc kiểm soát tiến độ theo từng nhóm hồ sơ, từng khâu công việc giúp địa phương chủ động phát hiện những vấn đề phát sinh, kịp thời điều chỉnh và nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận.
Ảnh: Cán bộ, đảng viên xã Thuận An tập trung rà soát, chỉnh lý hồ sơ trước khi thực hiện số hóa.
Từ hồ sơ giấy đến dữ liệu dùng chung
Điểm quan trọng trong quá trình số hóa tại Thuận An là không dừng lại ở việc chuyển hồ sơ giấy thành bản điện tử, mà hướng đến chuẩn hóa và khai thác dữ liệu trên môi trường số. Sau khi kiểm tra, xác nhận và ký số, hồ sơ điện tử được cập nhật, liên kết với từng đảng viên trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0. Dữ liệu được lưu trữ tập trung, phục vụ tra cứu, quản lý và khai thác theo phân quyền. Cùng với đó, đảng viên được hướng dẫn rà soát, cập nhật thông tin trên Sổ tay đảng viên điện tử. Những thông tin cần bổ sung, điều chỉnh được thực hiện theo quy trình xác nhận, phê duyệt trên hệ thống. Qua đó, từng bước giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy, hạn chế lưu trữ phân tán, rút ngắn thời gian tìm kiếm, tra cứu và cập nhật thông tin.
Ảnh : Hồ sơ sau khi số hóa được kiểm tra, xác nhận và cập nhật trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0.
Gắn chuyển đổi số với cải cách hành chính
Từ góc độ cải cách hành chính, số hóa hồ sơ đảng viên giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thao tác thủ công, rút ngắn thời gian tra cứu và nâng cao hiệu quả quản lý. Dữ liệu được cập nhật tập trung, kiểm tra, xác nhận và khai thác theo phân quyền, từng bước chuyển từ quản lý hồ sơ giấy sang quản lý dữ liệu điện tử. Thuận An thực hiện theo nguyên tắc “làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”, bảo đảm dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”; đồng thời kiểm soát chặt chẽ an toàn thông tin, bảo mật hồ sơ và dữ liệu trong toàn bộ quá trình số hóa./.